¿Qué es una solicitud de pedido y cómo funciona?
Una requisición es una solicitud formal para obtener un producto o servicio dentro de una empresa. Sirve como una forma estandarizada de mantener un registro y dar cuenta de todas las solicitudes realizadas dentro de una organización. En este artículo, profundizaremos en los detalles de las requisiciones, incluyendo su funcionamiento, el uso de formularios de requisición estandarizados, la diferencia entre requisiciones y órdenes de compra, y proporcionaremos ejemplos y consideraciones especiales.
Cómo funciona una requisición
Una requisición inicia una solicitud específica y la registra para fines de información. Por ejemplo, los empleados de una empresa pueden utilizar una solicitud de compra cuando necesitan suministros adicionales. En el pasado, las requisiciones se hacían utilizando formularios de papel, pero hoy en día, la mayoría de las empresas han hecho la transición a los procesos de requisición digital, que permiten un seguimiento y una contabilidad del inventario más sencillos. Estas requisiciones digitales actualizan automáticamente el inventario, lo que permite un mejor control.
Un proceso de solicitud formalizado mejora la eficacia y la responsabilidad en todos los puntos de contacto. En lugar de que los empleados tomen los suministros a su antojo, la solicitud de compra proporciona un método controlado y documentado para gestionar los inventarios de suministros internos y prever la demanda futura. En la profesión médica, los médicos rellenan un formulario de requisición cuando solicitan pruebas de laboratorio, lo que garantiza que los pacientes reciban las pruebas correctas en función de su información médica.
Formularios de solicitud normalizados
Los formularios de solicitud suelen incluir información importante como el nombre de la persona o empresa que realiza la solicitud, la fecha de la solicitud, los artículos solicitados, la fecha de entrega, el lugar de entrega y la información de contacto, y el departamento responsable de satisfacer la solicitud. Estos formularios también requieren la firma de la persona que realiza la solicitud y la fecha de cumplimentación. En las grandes empresas con múltiples ubicaciones y compras centralizadas, estos procesos de solicitud son fundamentales para mantener la productividad de los empleados.
Solicitud de compra frente a orden de compra
Es importante distinguir entre una solicitud de compra y una orden de compra. Una solicitud de compra es un formulario interno que se utiliza para adquirir bienes y servicios dentro de una empresa. No tiene ninguna obligación legal o contractual vinculante. Los empleados utilizan los formularios internos de solicitud de compra para pedir suministros para sus departamentos o para ellos mismos, y estos formularios a menudo requieren la firma del director.
Por otro lado, una orden de compra es un acuerdo contractual que se utiliza cuando se piden bienes y servicios a un proveedor externo. Por ejemplo, cuando una empresa encarga suministros a una tienda de material de oficina, emite una orden de compra en la que se detallan los artículos adquiridos, sus precios, las condiciones de pago, las fechas de entrega y cualquier descuento especial por pronto pago.
Ejemplo de solicitud de pedido
Para comprender mejor el proceso de solicitud, veamos un ejemplo. Imaginemos que el equipo de Aprendizaje y Desarrollo de una compañía de seguros de salud necesita nuevos suministros para su programa de formación. El jefe del equipo debe solicitar estos suministros a través del sistema automatizado de pedidos de la empresa.
El jefe de equipo busca en un catálogo y selecciona los productos necesarios. Tras cumplimentar el formulario de solicitud, lo presenta a la dirección para su aprobación. El gerente revisa y aprueba la solicitud, y luego la envía al departamento de compras.
El departamento de compras también revisa y aprueba la solicitud. Si se encuentra algún error u omisión, la solicitud puede ser devuelta para su actualización. En este ejemplo, suponiendo que no se hayan encontrado errores u omisiones, se crea una orden de compra. La orden de compra especifica los detalles del pedido, como el tipo de producto y la cantidad necesaria. Una vez finalizada, la orden de compra se envía al proveedor para su cumplimiento.
El proveedor recibe el pedido y, si lo acepta, contrata con el comprador el suministro de los productos solicitados. El pedido hace las veces de contrato y el proveedor entrega los productos solicitados y recibe el pago.
Consideraciones especiales
Los sistemas “Purchase-to-pay” (P2P) desempeñan un papel crucial en la racionalización y automatización de los procesos de solicitud y adquisición. Estos sistemas gestionan tres procesos principales: la solicitud, la compra y el pago. Al automatizar estos procesos, los sistemas de compra a pago aumentan la eficacia y la precisión de la contabilidad.
La implantación de sistemas “purchase-to-pay” puede suponer importantes reducciones de costes, de aproximadamente el 80%. El proceso automatizado comienza con la solicitud, en la que se presenta a los usuarios un catálogo de productos o servicios. Los artículos se seleccionan y se guardan en una cesta de la compra. A continuación, la solicitud se envía a la dirección para su aprobación. Una vez aprobada, el sistema pasa al proceso de compra y finaliza cuando se efectúa el pago al proveedor.
Lo esencial
En resumen, una solicitud es una petición formal de un producto o servicio dentro de una empresa. Puede presentarse manual o electrónicamente, y desempeña un papel fundamental en la mejora de la eficiencia y la rendición de cuentas. Las solicitudes suelen apoyarse en formularios normalizados que recogen detalles esenciales para el seguimiento y la elaboración de informes. Es importante diferenciar entre las solicitudes de compra, que son formularios internos sin obligaciones contractuales, y los pedidos de compra, que son acuerdos contractuales con proveedores externos.
Mediante la implantación de un proceso de solicitud estructurado y la utilización de sistemas de compra contra pago, las empresas pueden agilizar sus procesos de adquisición, aumentar la precisión y ahorrar costes. Las solicitudes son un componente esencial de la gestión de inventarios y facilitan un mejor control de los suministros, garantizando que se obtienen los artículos adecuados en el momento oportuno. Con la automatización y digitalización de los procesos de requisición, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa general y mantener una pista de auditoría clara para futuras referencias.
En general, comprender el concepto de requisición y su funcionamiento es esencial para las empresas de todos los tamaños. Mediante el establecimiento de un proceso de requisición bien definido, las organizaciones pueden mejorar la gestión de su inventario, mejorar la rendición de cuentas y agilizar sus operaciones de adquisición. Ya se trate de adquirir suministros, solicitar servicios o gestionar flujos de trabajo internos, las requisiciones proporcionan un marco estructurado para que las empresas satisfagan sus necesidades operativas con eficacia.
Descargo de responsabilidad: La información proporcionada en este artículo tiene únicamente fines informativos y no debe considerarse asesoramiento financiero o jurídico. Se recomienda siempre consultar a profesionales o expertos en el campo correspondiente para obtener orientación y asistencia específicas.
Preguntas y respuestas
¿Para qué sirve una solicitud?
Una requisición sirve como solicitud formal para obtener un producto o servicio dentro de una empresa. Ayuda a realizar un seguimiento y a contabilizar todas las solicitudes realizadas dentro de una organización, garantizando la eficiencia y la responsabilidad.
¿Cómo funciona un proceso de solicitud?
El proceso de solicitud normalmente implica rellenar un formulario de solicitud con detalles como los artículos solicitados, la fecha de entrega y la información de contacto. A continuación, el formulario se somete a la aprobación de las autoridades competentes. Una vez aprobada, la solicitud se envía al departamento correspondiente para su tramitación, y se suministran los productos o servicios solicitados.
¿Cuál es la diferencia entre una solicitud y una orden de compra?
Una solicitud es una petición interna realizada dentro de una empresa para adquirir bienes o servicios, mientras que una orden de compra es un acuerdo contractual utilizado para pedir bienes o servicios a proveedores externos. Las solicitudes se utilizan para iniciar el proceso de adquisición, mientras que las órdenes de compra formalizan el acuerdo y especifican los detalles de la compra.
¿Por qué es importante utilizar formularios de solicitud normalizados?
Los formularios de solicitud normalizados garantizan la coherencia y claridad del proceso de solicitud. Proporcionan un formato estructurado para capturar la información esencial, incluidos los datos del solicitante, los artículos solicitados, la información de entrega y las firmas de aprobación. La normalización contribuye a agilizar el proceso y facilita el seguimiento y la elaboración de informes precisos.
¿Qué consideraciones especiales hay que tener en cuenta en el proceso de solicitud?
Una consideración especial es la implantación de sistemas de compra a pago (P2P), que automatizan y agilizan los procesos de solicitud y adquisición. Estos sistemas pueden reducir considerablemente los costes y aumentar la eficacia de la contabilidad. Además, las organizaciones deben asegurarse de que los pedidos se revisan y aprueban adecuadamente para mantener el control sobre las existencias y los gastos.
¿Pueden presentarse electrónicamente los pedidos?
Sí, las requisiciones pueden presentarse electrónicamente a través de plataformas digitales o sistemas de software. Los procesos de requisición electrónica ofrecen ventajas como un seguimiento más sencillo, aprobaciones más rápidas y actualizaciones automatizadas de los sistemas de inventario. También proporcionan un enfoque más eficiente y sin papel en comparación con las solicitudes tradicionales en papel.
¿Las requisiciones sólo se utilizan para adquirir suministros?
No, las solicitudes se pueden utilizar para otros fines además de la adquisición de suministros. Pueden utilizarse para solicitar servicios, como mantenimiento o reparaciones, o para iniciar procesos internos, como solicitudes de contratación o formación. Las solicitudes proporcionan un método estandarizado para documentar y gestionar una amplia gama de solicitudes y actividades relacionadas con la empresa.