Entender los costes de mantenimiento: Definición, funcionamiento y ejemplos
Los costes de mantenimiento son un aspecto crucial de la gestión de inventarios y de la estrategia de la cadena de suministro. En esta completa guía, profundizaremos en la definición de los costes de mantenimiento, cómo funcionan y ofreceremos ejemplos reales que le ayudarán a comprender su importancia en las operaciones empresariales.
¿Qué son los costes de mantenimiento?
Los costes de mantenimiento, también conocidos como costes de transporte, se refieren a los gastos en los que incurre una empresa para almacenar las existencias no vendidas. Estos costes abarcan diversos componentes, como el espacio de almacenamiento, la mano de obra, los seguros y el precio de las mercancías dañadas o estropeadas. Al comprender y gestionar eficazmente los costes de mantenimiento, las empresas pueden optimizar sus prácticas de gestión de existencias y mejorar sus resultados financieros globales.
Componentes de los costes de mantenimiento
Analicemos los componentes clave que contribuyen a los costes de mantenimiento:
1. 1. Espacio de almacenamiento: Incluye el coste de arrendar o comprar instalaciones de almacenamiento para guardar las existencias. Además, los gastos relacionados con los servicios públicos, las medidas de seguridad y el mantenimiento se consideran parte del componente de espacio de almacenamiento.
2. Mano de obra: Los costes de mantenimiento engloban los sueldos y salarios de los empleados que participan en la manipulación y gestión del inventario. Esto incluye tareas como el traslado de las existencias dentro y fuera del almacén, la organización y el seguimiento de las existencias y el cumplimiento de los pedidos.
3. Los seguros: Las empresas necesitan proteger sus existencias de posibles riesgos, como robos, daños o catástrofes naturales. Las primas de seguros asociadas a la salvaguarda de los activos de inventario se consideran parte de los costes de mantenimiento.
4. Precio de los bienes dañados o estropeados: Los costes de conservación también tienen en cuenta el valor de los bienes que se dañan, estropean o caducan mientras están almacenados. Esto incluye artículos perecederos, productos propensos a la obsolescencia o aquellos susceptibles de deteriorarse con el tiempo.
Cómo funcionan los costes de mantenimiento
Veamos ahora cómo funcionan los costes de mantenimiento en el contexto de la gestión de existencias:
Cuando una empresa mantiene existencias, inmoviliza un capital que podría haber utilizado para otros fines. Cuanto más tiempo permanezcan las existencias sin vender, mayores serán los costes de mantenimiento. Estos costes pueden afectar significativamente al flujo de caja de una empresa y a su rentabilidad global.
Pensemos, por ejemplo, en un fabricante de muebles llamado ABC Manufacturing. ABC almacena sus muebles en un depósito antes de enviarlos a los minoristas. Para llevar a cabo este proceso, ABC incurre en varios costes de mantenimiento. Debe alquilar o comprar espacio de almacén, pagar los servicios públicos, los seguros y las medidas de seguridad. Además, ABC necesita destinar fondos a mano de obra para gestionar las operaciones de inventario y mitigar el riesgo de daños durante el almacenamiento y el transporte.
Para minimizar los costes de almacenamiento, las empresas pueden adoptar varias estrategias:
1. Cobro rápido de los pagos: Acelerar el cobro de los pagos de los clientes garantiza que el efectivo fluya rápidamente en la empresa. Al reducir el período de cuentas por cobrar, una empresa puede aliviar la necesidad de almacenamiento excesivo de inventario y liberar efectivo para otras necesidades operativas.
2. Ratio de rotación de existencias: Controlar y mejorar el ratio de rotación de inventario es crucial. Este ratio se calcula dividiendo el coste de los bienes vendidos (COGS) por el inventario medio. Aumentando las ventas y reduciendo la cantidad de existencias, las empresas pueden mejorar su ratio de rotación y minimizar los costes de mantenimiento.
3. Cálculo del punto de pedido: Determinar un punto de reorden preciso ayuda a las empresas a evitar la retención innecesaria de inventario. Al calcular el nivel de inventario que desencadena la necesidad de volver a realizar pedidos a los proveedores, las empresas pueden asegurarse de que mantienen niveles óptimos de existencias sin incurrir en costes de escasez o perder pedidos de clientes debido al bajo nivel de inventario.
4. Cantidad Económica de Pedido (EOQ): El cálculo de la cantidad ideal de pedido mediante EOQ ayuda a las empresas a encontrar un equilibrio entre los costes de mantenimiento y los costes de pedido. La EOQ tiene en cuenta variables como el coste de producción, el índice de demanda y otros factores para determinar la cantidad más rentable que se puede pedir a los proveedores.
Ejemplo real de costes de mantenimiento
Consideremos una tienda de ropa al por menor como ejemplo para ilustrar cómo afectan los costes de mantenimiento a una empresa:
XYZ Clothing es un popular minorista de moda con una amplia gama de existencias. La empresa tiene varias tiendas y se enfrenta al reto de gestionar su inventario de forma eficaz para minimizar los costes de mantenimiento.
Para controlar los costes de mantenimiento, XYZ Clothing se centra en aplicar prácticas eficaces de gestión del inventario. Supervisan las tendencias de ventas, analizan los patrones de demanda de los clientes y mantienen estrechas relaciones con los proveedores para garantizar entregas puntuales.
Al adoptar un sistema de inventario justo a tiempo (JIT), XYZ Clothing evita los niveles excesivos de inventario y los costes de mantenimiento asociados. En su lugar, se basa en una previsión precisa de la demanda y mantiene un inventario reducido que le permite responder rápidamente a las necesidades de los clientes y minimizar el riesgo de existencias obsoletas u obsoletas.
Además, XYZ Clothing revisa periódicamente su surtido e identifica los artículos de baja rotación o que no rinden. Al discontinuar o descontar estos productos, pueden reducir los costes de mantenimiento y liberar valioso espacio y capital para inventarios más rentables.
En general, el enfoque proactivo de XYZ Clothing para gestionar los costes de mantenimiento le ayuda a mantener un flujo de caja saludable, optimizar la rotación de inventario y mejorar su cuenta de resultados.
Conclusión
Los costes de mantenimiento desempeñan un papel fundamental en la gestión de inventarios y la optimización de la cadena de suministro. Al comprender los componentes de los costes de mantenimiento y aplicar estrategias eficaces para minimizarlos, las empresas pueden mejorar sus resultados financieros, optimizar el flujo de caja y mejorar la eficiencia operativa general.
Recuerde que es esencial supervisar y controlar continuamente los costes de mantenimiento de existencias, ya que repercuten directamente en la rentabilidad y la competitividad de una empresa en el mercado. Adoptando las mejores prácticas y aprovechando las técnicas de gestión de inventarios, las empresas pueden lograr un equilibrio adecuado entre el mantenimiento de niveles óptimos de existencias y la minimización de los gastos asociados a la conservación de inventarios no vendidos.
Al gestionar eficazmente los costes de mantenimiento, las empresas pueden racionalizar sus operaciones, reducir los riesgos financieros y posicionarse para el éxito a largo plazo en el competitivo panorama empresarial actual.
Fuentes:
Investopedia. “¿Qué son los costes de mantenimiento? Definición, funcionamiento y ejemplo”. Obtenido de https://www.investopedia.com/terms/h/holding-costs.asp
Preguntas y respuestas
¿Qué son los costes de mantenimiento en la gestión de existencias?
Los costes de mantenimiento, también conocidos como costes de transporte, son los gastos asociados al almacenamiento de existencias no vendidas. Estos costes incluyen el espacio de almacenamiento, la mano de obra, los seguros y el precio de las mercancías dañadas o estropeadas.
¿Por qué son importantes los costes de mantenimiento para las empresas?
Los costes de mantenimiento tienen un impacto directo en los resultados financieros de una empresa. Al comprender y gestionar eficazmente estos costes, las empresas pueden optimizar sus prácticas de gestión de existencias, mejorar la tesorería y aumentar la rentabilidad.
¿Cómo pueden las empresas reducir los costes de mantenimiento?
Las empresas pueden reducir los costes de mantenimiento aplicando estrategias como la aceleración del cobro, la mejora del ratio de rotación de existencias, el cálculo preciso de los puntos de pedido y la utilización de la cantidad económica de pedido (EOQ) para determinar las cantidades óptimas de pedido.
¿Cuál es la relación entre los costes de mantenimiento y el flujo de caja?
Los costes de mantenimiento pueden afectar significativamente a la tesorería de una empresa. Cuanto más tiempo permanezcan las existencias sin vender, mayores serán los costes de mantenimiento, lo que inmoviliza capital que podría utilizarse para otras necesidades operativas. Una gestión eficaz de los costes de mantenimiento ayuda a liberar efectivo y a mantener una tesorería saneada.
¿Cómo afectan los costes de mantenimiento a la rentabilidad?
Los costes de mantenimiento afectan directamente a la rentabilidad de una empresa. Unos costes de mantenimiento excesivos pueden erosionar los márgenes de beneficio al inmovilizar capital y aumentar los gastos. Al minimizar los costes de mantenimiento, las empresas pueden mejorar sus resultados y su rendimiento financiero global.
¿Puede dar un ejemplo de costes de mantenimiento en acción?
Por supuesto. Pensemos en una tienda de ropa al por menor. Los costes de mantenimiento de la tienda incluirían gastos como el alquiler o la compra de espacio de almacén, los salarios de los empleados que manejan el inventario, las primas de seguros y el valor de las mercancías dañadas o estropeadas. Gestionando eficazmente estos costes, la tienda puede optimizar sus prácticas de gestión de inventario y mejorar la rentabilidad.
¿Cómo pueden las empresas equilibrar los costes de mantenimiento y los niveles de inventario?
Las empresas pueden encontrar un equilibrio entre los costes de mantenimiento y los niveles de inventario adoptando las mejores prácticas en la gestión de inventarios. Esto incluye la optimización de los puntos de pedido, la utilización de sistemas de inventario justo a tiempo (JIT), el seguimiento de las tendencias de ventas y la revisión y el ajuste periódicos de los surtidos de productos en función de la demanda de los clientes.