¿Qué es una factura pro forma? Información necesaria y ejemplo
Una factura pro forma es un documento crucial en el mundo de las transacciones comerciales. Sirve como factura de venta preliminar enviada a los compradores antes del envío o la entrega de las mercancías. A diferencia de una factura final, una factura pro forma proporciona información esencial sobre los artículos adquiridos, sus precios y otros detalles importantes como el peso del envío y los gastos de transporte. En esta guía exhaustiva, exploraremos el propósito de una factura pro forma, la información que requiere y proporcionaremos un ejemplo para ayudarle a comprender mejor su importancia en el mundo de los negocios.
Facturas pro forma
Una factura pro forma difiere de un simple presupuesto en que describe los términos de una transacción, aunque estos términos están sujetos a cambios. Actúa como una estimación de buena fe que informa al comprador y ayuda a evitar malentendidos en relación con cargos inesperados o significativos una vez finalizada la transacción.
Las facturas pro forma desempeñan un papel fundamental en diversos sectores al agilizar el proceso de venta. Al definir todos los términos por adelantado, minimizan la comunicación adicional de ida y vuelta una vez iniciada la transacción. Y lo que es más importante, las facturas pro forma proporcionan a los compradores un precio de venta preciso, con estimaciones de comisiones, tasas, impuestos aplicables y gastos de envío.
Cabe señalar que no existen directrices estrictas que dicten la presentación o el formato exactos de una factura pro forma. En consecuencia, su aspecto puede parecerse o no a una factura comercial real. Sin embargo, las facturas pro forma suelen utilizarse en transacciones internacionales, especialmente a efectos aduaneros relacionados con los derechos de importación.
Finalidad de una factura pro forma
El objetivo principal de una factura pro forma es informar al comprador de los costes, tasas y fecha de entrega previstos de un pedido. Al ofrecer transparencia, la factura pro forma ayuda al fabricante a evitar malentendidos en el momento de la entrega. Representa una estimación de los costes que la parte compradora debe anticipar. Además, una factura pro forma permite al comprador negociar las condiciones antes de la entrega. Si el comprador no está satisfecho con el precio, la cantidad o el plazo de entrega, puede ponerse en contacto con el fabricante para llegar a un acuerdo mutuamente satisfactorio.
Aunque las facturas pro forma no son legalmente obligatorias, en general se recomiendan porque pueden ayudar a evitar disputas en el momento de la entrega. Al definir claramente los términos y condiciones, tanto el comprador como el vendedor pueden garantizar un proceso de transacción fluido.
Información pro forma para envíos internacionales
Cuando se trata de envíos internacionales, se requiere una documentación específica antes de que las mercancías puedan pasar por la aduana de Estados Unidos. Aunque la factura pro forma no es obligatoria para los envíos internacionales, suele utilizarse cuando una transacción aún no ha finalizado y se necesita una estimación del coste de los productos adquiridos. La factura pro forma debe incluir suficiente información para que la aduana pueda determinar los derechos necesarios basándose en un examen general de las mercancías. Esta información suele incluir:
- Precio estimado
- Descripción y calidad del producto
- Cantidad de productos
- Forma de pago
- Plazo de entrega previsto
Si una empresa utiliza una factura pro forma a efectos aduaneros, debe presentar también una factura comercial en un plazo de 120 días.
Información pro forma para otras transacciones
Una factura pro forma debe incluir todos los detalles de la transacción, incluso si algunas cifras aún no se han concretado, para evitar sorpresas al comprador. Dependiendo del tipo de negocio, una factura pro forma puede incluir:
- Los términos “factura pro forma” y “no es una factura”.
- Fecha de la transacción
- Descripción del producto
- Cantidad
- Precio de venta
- Fecha de entrega
3300 - Cualquier especificación del cliente o del vendedor
El término “pro forma” significa “por la forma”. Indica que la información contenida en el documento se basa en proyecciones y aún no es definitiva.
Factura pro forma frente a factura final
Es importante distinguir entre una factura pro forma y una factura final. Mientras que una factura pro forma sirve como notificación preliminar de los términos de un acuerdo de compra, una factura formal (final) es un instrumento comercial oficial que informa a la parte receptora de su obligación de pago. Una factura formal se emite normalmente en el momento de la entrega y constituye una solicitud de pago por la parte receptora.
A diferencia de una factura final, una factura pro forma se utiliza para evitar malentendidos sobre los detalles de una transacción, como el importe adeudado. Suele emitirse cuando se realiza un pedido, lo que permite al comprador aclarar cualquier duda sobre el precio o la fecha de entrega.
Ejemplo de factura pro forma
Para ilustrar el uso de una factura pro forma, consideremos una situación en la que intervienen una panadería y un cliente. Supongamos que las condiciones del contrato de venta especifican que el pago completo no se debe realizar hasta que el comprador reciba determinados bienes. En este caso, la pastelería puede utilizar una factura pro forma para establecer el precio acordado por una tarta. Una vez que la tarta está lista, la pastelería la entrega al cliente. El cliente paga el pastel cuando recibe la factura formal definitiva. Lo ideal es que el importe final de la factura coincida o se aproxime al importe indicado en la factura pro forma.
A continuación se muestra un ejemplo de factura pro forma para este escenario de pastelería:
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Preguntas y respuestas
¿Es jurídicamente vinculante una factura pro forma?
No, una factura pro forma no es jurídicamente vinculante. Sirve como documento preliminar que esboza los términos de una transacción, pero no crea un acuerdo jurídicamente vinculante. La factura final, emitida en el momento de la entrega, es el documento jurídicamente vinculante.
¿Se puede modificar una factura pro forma?
Sí, una factura pro forma puede modificarse si hay cambios en los términos de la transacción antes de que se emita la factura final. Permite flexibilidad en las negociaciones entre el comprador y el vendedor.
¿Se utilizan las facturas pro forma sólo para las transacciones internacionales?
No, las facturas pro forma se utilizan tanto en transacciones nacionales como internacionales. Aunque suelen utilizarse en el comercio internacional a efectos aduaneros, también pueden emplearse en transacciones nacionales para proporcionar a los compradores una estimación de los costes y las condiciones.
¿Se puede utilizar una factura pro forma para varios envíos?
Sí, una factura pro forma puede utilizarse para varios envíos si las condiciones de las transacciones siguen siendo las mismas. Simplifica el proceso al eliminar la necesidad de emitir facturas separadas para cada envío.
¿Qué validez tiene una factura pro forma?
El periodo de validez de una factura pro forma puede variar en función del acuerdo entre el comprador y el vendedor. Normalmente se utiliza para una transacción específica y se considera válida hasta que se emite la factura final o cambian los términos de la transacción.
¿Qué información debe incluirse en una factura pro forma?
Una factura pro forma debe incluir información esencial como la descripción del producto, la cantidad, el precio de venta, la fecha de entrega, los gastos de gestión, los gastos de envío y cualquier especificación del cliente o del vendedor. También puede incluir los términos “factura pro forma” y “no es una factura” para distinguirla de una factura final.
¿Puede una factura pro forma servir como presupuesto?
Sí, una factura pro forma puede servir como presupuesto. Proporciona al comprador una estimación del coste de los artículos adquiridos, junto con otros detalles pertinentes. Sin embargo, a diferencia de un simple presupuesto, una factura pro forma también describe los términos y condiciones de la transacción, lo que la hace más completa.