Provisión para cuentas de cobro dudoso: Métodos de contabilización
¿Qué es la provisión para cuentas de cobro dudoso?
Una provisión para cuentas de cobro dudoso es una cuenta de contrapartida que se compensa con el total de cuentas a cobrar presentadas en el balance para reflejar sólo los importes que se espera pagar. La provisión para cuentas de cobro dudoso estima el porcentaje de cuentas por cobrar que se espera que sean incobrables. Sin embargo, el comportamiento de pago real de los clientes puede diferir sustancialmente de la estimación.
Comprender la provisión para cuentas de cobro dudoso
Independientemente de las políticas y procedimientos de la empresa para el cobro de créditos, el riesgo de no recibir el pago siempre está presente en una transacción que utiliza el crédito. Por lo tanto, una empresa está obligada a realizar este riesgo mediante el establecimiento de la provisión para cuentas de cobro dudoso y la compensación de los gastos por deudas incobrables. De acuerdo con el principio contable de correspondencia, esto garantiza que los gastos relacionados con la venta se registran en el mismo periodo contable en que se obtienen los ingresos. La provisión para cuentas de cobro dudoso también ayuda a las empresas a estimar con mayor precisión el valor real de sus cuentas por cobrar.
Dado que la provisión para cuentas de cobro dudoso se establece en el mismo periodo contable que la venta original, una entidad no sabe con certeza qué cuentas por cobrar exactas se pagarán y cuáles no. Por lo tanto, los principios contables generalmente aceptados (PCGA) dictan que la provisión debe establecerse en el mismo periodo contable que la venta, pero puede basarse en una cifra anticipada o estimada. La provisión puede acumularse a lo largo de los periodos contables y ajustarse en función del saldo de la cuenta.
Técnicamente, las empresas no necesitan tener una provisión para cuentas de dudoso cobro. Si no realiza ventas a crédito, exige garantías o sólo recurre a los clientes de mayor crédito, es posible que la empresa no necesite estimar la incobrabilidad.
Cómo estimar la provisión para cuentas de dudoso cobro
Existen varios métodos para estimar el importe en dólares de las cuentas por cobrar que no se espera cobrar. Los dos métodos principales son el método del porcentaje de ventas y el método de la antigüedad de las cuentas por cobrar. Además, las empresas pueden utilizar el método de clasificación de riesgos, el método de porcentaje histórico, el método de análisis de Pareto o el método de identificación específica para determinar la estimación.
Método del porcentaje de ventas
El método de las ventas aplica un porcentaje fijo al importe total en dólares de las ventas del periodo. Por ejemplo, basándose en la experiencia previa, una empresa puede esperar que el 3% de las ventas netas no sean cobrables. Si las ventas netas totales del período ascienden a 100.000 dólares, la empresa establece una provisión para cuentas de cobro dudoso de 3.000 dólares, al tiempo que declara 3.000 dólares en concepto de gastos por deudas incobrables.
Si en el siguiente período contable las ventas netas ascienden a 80.000 dólares, se consignan 2.400 dólares adicionales en la provisión para cuentas de cobro dudoso, y 2.400 dólares se registran en el segundo período como gastos por deudas incobrables. El saldo agregado de la provisión para cuentas de cobro dudoso después de estos dos períodos es de 5.400 dólares.
Método de antigüedad de cuentas por cobrar
El segundo método para estimar la provisión para cuentas de cobro dudoso es el método de antigüedad. Todas las cuentas pendientes de cobro se agrupan por antigüedad y se aplican porcentajes específicos a cada grupo. La suma de los resultados de todos los grupos es el importe incobrable estimado.
Por ejemplo, una empresa tiene 70.000 $ de cuentas por cobrar con menos de 30 días de antigüedad y 30.000 $ de cuentas por cobrar con más de 30 días de antigüedad. Basándose en la experiencia previa, el 1% de las cuentas por cobrar de menos de 30 días serán incobrables, y el 4% de las cuentas por cobrar de más de 30 días serán incobrables.
Por lo tanto, la empresa declarará una provisión de 1.900 $ ((70.000 $ * 1%) + (30.000 $ * 4%)). Si el siguiente período contable da como resultado una provisión estimada de 2.500 $ basada en las cuentas por cobrar pendientes, sólo 600 $ (2.500 $ – 1.900 $) será el importe del asiento de ajuste.
Método de clasificación de riesgos
Algunas empresas pueden clasificar diferentes tipos de deuda o diferentes tipos de proveedores utilizando clasificaciones de riesgo. Por ejemplo, un cliente nuevo puede considerarse de alto riesgo, mientras que un cliente establecido y con muchos años de antigüedad puede ser de bajo riesgo. En este ejemplo, la empresa suele asignar un porcentaje a cada clasificación de deuda. A continuación, agrega todas las cuentas por cobrar de cada agrupación, calcula cada grupo según el porcentaje y registra una provisión igual a la suma de todos los productos.
Método del porcentaje histórico
Si una empresa tiene un historial de registro o seguimiento de deudas incobrables, puede utilizar el porcentaje histórico de deudas incobrables si considera que la medición histórica guarda relación con su deuda actual. Por ejemplo, una empresa puede saber que su media decenal de impagados es del 2,4%. Por lo tanto, puede asignar este porcentaje fijo a su saldo total de cuentas por cobrar, ya que la mayoría de las veces se aproximará a esta cantidad. La empresa debe ser consciente de que los valores atípicos y los cambios en las condiciones de negocio pueden afectar a la precisión de este método.
Método de análisis de Pareto
El método de análisis de Pareto, también conocido como la regla 80/20, se basa en el principio de que un pequeño porcentaje de clientes o cuentas a cobrar representan un gran porcentaje del total de impagados. Al identificar a los clientes o cuentas por cobrar que más contribuyen a la morosidad, una empresa puede asignar un mayor porcentaje de la provisión a esas cuentas específicas.
Método de identificación específica
En algunos casos, una empresa puede tener conocimiento específico o pruebas de que ciertas cuentas por cobrar son incobrables. Esto puede deberse a declaraciones de quiebra, litigios u otros factores. En tales casos, la empresa puede identificar específicamente esas cuentas por cobrar y establecer una provisión por su importe total.
Contabilización de la provisión para cuentas de cobro dudoso
Una vez determinada la estimación de la provisión para cuentas de cobro dudoso, se registra como una cuenta de contrapartida en el balance. La provisión se resta del total de cuentas por cobrar para reflejar el valor neto realizable de las cuentas por cobrar. La contrapartida se registra como gasto de insolvencias en la cuenta de resultados.
A medida que se produce el cobro real de las cuentas por cobrar, las cuentas específicas se cancelan contra la provisión para cuentas de dudoso cobro. Esto reduce simultáneamente el saldo de la provisión y las cuentas por cobrar. El asiento de cancelación no afecta a la cuenta de resultados, puesto que el gasto por impagados ya se reconoció cuando se estableció la provisión.
Preguntas frecuentes sobre la provisión para cuentas de cobro dudoso
¿Cuál es la finalidad de la provisión para cuentas de cobro dudoso?
El objetivo de la provisión para cuentas de cobro dudoso es utilizar el principio de correspondencia entre ingresos y gastos y, al mismo tiempo, informar sobre el importe neto de los activos utilizando el principio de conservadurismo. Ayuda a las empresas a estimar la parte de las cuentas por cobrar que se espera que sea incobrable y garantiza que los gastos relacionados con la venta se registren en el mismo periodo contable en que se obtienen los ingresos.
¿Puede una empresa optar por no tener una provisión para cuentas de cobro dudoso?
Sí, una empresa puede optar por no tener una provisión para cuentas de dudoso cobro si no emite ventas a crédito, exige garantías o sólo trata con clientes que tienen la máxima solvencia. En tales casos, la empresa puede no necesitar estimar la incobrabilidad.
¿Puede ajustarse la provisión para cuentas de dudoso cobro?
Sí, la provisión para cuentas de dudoso cobro puede ajustarse en función de los cambios en las condiciones del negocio, los datos históricos y otros factores relevantes. Las empresas deben revisar y actualizar periódicamente sus estimaciones para asegurarse de que la provisión refleja con exactitud el importe incobrable previsto.
¿Qué ocurre cuando se cancela un crédito?
Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable y se cancela, se elimina del saldo de cuentas por cobrar y de la provisión para cuentas de cobro dudoso. El asiento de cancelación no afecta a la cuenta de resultados, puesto que el gasto por deudas incobrables ya se reconoció cuando se estableció la provisión.
La cuenta de resultados
La provisión para cuentas de cobro dudoso es una herramienta contable crucial que ayuda a las empresas a estimar la parte de las cuentas por cobrar que se prevé incobrable. Utilizando diversos métodos de estimación, las empresas pueden establecer una provisión que refleje el riesgo de impago. De este modo, los ingresos y los gastos se ajustan correctamente y se garantiza la exactitud de los estados financieros. La revisión y el ajuste periódicos de la provisión son necesarios para mantener su pertinencia en unas condiciones empresariales cambiantes.
Preguntas y respuestas
El objetivo de la provisión para cuentas de cobro dudoso es utilizar el principio de correspondencia entre ingresos y gastos y, al mismo tiempo, informar sobre el importe neto de los activos utilizando el principio de conservadurismo. Ayuda a las empresas a estimar la parte de las cuentas por cobrar que se espera que sea incobrable y garantiza que los gastos relacionados con la venta se registren en el mismo periodo contable en que se obtienen los ingresos.
¿Puede una empresa optar por no tener una provisión para cuentas de cobro dudoso?
Sí, una empresa puede optar por no tener una provisión para cuentas de dudoso cobro si no emite ventas a crédito, exige garantías o sólo trata con clientes que tengan la máxima solvencia. En tales casos, la empresa puede no necesitar estimar la incobrabilidad.
¿Puede ajustarse la provisión para cuentas de dudoso cobro?
Sí, la provisión para cuentas de dudoso cobro puede ajustarse en función de los cambios en las condiciones del negocio, los datos históricos y otros factores relevantes. Las empresas deben revisar y actualizar periódicamente sus estimaciones para asegurarse de que la provisión refleja con exactitud el importe incobrable previsto.
¿Qué ocurre cuando se cancela un crédito?
Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable y se cancela, se elimina del saldo de cuentas por cobrar y de la provisión para cuentas de dudoso cobro. El asiento de cancelación no afecta a la cuenta de resultados, puesto que el gasto por deudas incobrables ya se reconoció cuando se estableció la provisión.
¿Cuáles son algunos de los métodos utilizados para estimar la provisión para cuentas de cobro dudoso?
Existen varios métodos para estimar el importe en dólares de las cuentas por cobrar que no se espera cobrar. Algunos métodos comunes son el método del porcentaje de ventas, el método de la antigüedad de las cuentas por cobrar, el método de clasificación de riesgos, el método del porcentaje histórico, el método del análisis de Pareto y el método de identificación específica.
¿Por qué es importante revisar y actualizar periódicamente la provisión para cuentas de cobro dudoso?
La revisión y actualización periódicas de la provisión para cuentas de cobro dudoso son importantes para garantizar que refleja con exactitud el importe incobrable previsto. Los cambios en las condiciones empresariales, el comportamiento de pago de los clientes y otros factores pueden influir en la estimación. Al mantener actualizada la provisión, las empresas pueden mantener la exactitud de sus estados financieros y tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
¿Afecta la provisión para cuentas de cobro dudoso a la cuenta de resultados?
La provisión para cuentas de cobro dudoso en sí no afecta directamente a la cuenta de resultados. Sin embargo, el gasto por cuentas incobrables, que se registra como contrapartida de la provisión, se reconoce como gasto en la cuenta de resultados. La cancelación de cuentas específicas contra la provisión no afecta a la cuenta de resultados, puesto que el gasto por deudas incobrables ya se reconoció cuando se estableció la provisión.