Número de Identificación Fiscal (EIN): Quién lo necesita y cómo obtenerlo
El número de identificación patronal (EIN) es un identificador único que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) asigna a las empresas en Estados Unidos. Sirve para identificar fácilmente a las empresas a efectos fiscales. En esta completa guía, analizaremos la importancia de un EIN, quién lo necesita y cómo obtenerlo.
¿Qué es un EIN?
El número de identificación fiscal es un número de nueve cifras cuyo formato es XX-XXXXXXX. Los EIN son emitidos por el IRS y se utilizan para identificar a las entidades empresariales de forma similar a como se utilizan los números de la Seguridad Social (SSN) para identificar a las personas físicas. Proporcionan un identificador único a las empresas a la hora de declarar impuestos y otros asuntos financieros.
Requisitos del EIN
No todas las empresas están obligadas a tener un EIN. Sin embargo, hay ciertos criterios que determinan si una entidad empresarial necesita obtener uno. Los siguientes tipos de empresas deben tener un EIN:
- Empresas con empleados
- Empresas o sociedades
- Empresas que presentan declaraciones fiscales específicas
- Empresas que retienen impuestos sobre rentas distintas de los salarios
- Empresas relacionadas con fideicomisos, herencias u organizaciones sin ánimo de lucro
Es importante tener en cuenta que el tamaño de la empresa no afecta a la posibilidad de obtener un EIN. Incluso las pequeñas empresas con un solo empleado están obligadas a obtener uno.
Cómo obtener un EIN
Obtener un EIN es un proceso relativamente sencillo y gratuito. Existen varios métodos para solicitar un EIN:
- En línea: Las empresas situadas en EE.UU. o sus territorios pueden solicitar un EIN en línea a través de la página web del IRS. La solicitud en línea se valida al instante y el EIN se asigna inmediatamente una vez completada con éxito.
- Por teléfono: Las empresas que no estén ubicadas en Estados Unidos pero vayan a desarrollar su actividad en el país pueden solicitar un EIN por teléfono. El IRS pone a disposición de los solicitantes internacionales una línea telefónica específica.
- Fax: Las empresas también pueden solicitar un EIN por fax. Para ello, deben cumplimentar el formulario SS-4, Application for Employer Identification Number (Solicitud de número de identificación patronal), y enviarlo por fax al número correspondiente facilitado por el IRS.
- Por correo: Otra opción es enviar por correo el formulario SS-4 cumplimentado al IRS. La dirección para el envío se puede encontrar en el sitio web del IRS.
Al solicitar un EIN, las empresas deben proporcionar información específica en el formulario de solicitud. Esto incluye el tipo de entidad, las razones para solicitarlo, la fecha de inicio o adquisición de la empresa, y la industria principal de la empresa. Además, la solicitud debe incluir el número de identificación fiscal personal del principal directivo, socio, fideicomitente, propietario o cualquier otro título de la empresa.
Ventajas de un EIN
El EIN ofrece varias ventajas a las empresas:
- Operaciones comerciales: Un EIN es esencial para diversas operaciones comerciales. Permite a las empresas contratar y pagar a empleados, abrir cuentas bancarias, obtener créditos e invertir el excedente de efectivo. También ayuda a mantener los escudos corporativos y a registrar los impuestos estatales.
- Declaración de impuestos: Los números EIN son cruciales para declarar los impuestos de las empresas. Permiten a las empresas declarar ingresos, deducciones y otra información financiera con precisión al IRS.
- Separación de las finanzas personales: Tener un EIN ayuda a mantener las finanzas personales separadas de las del negocio. Esta separación salvaguarda la información personal y la protege de posibles robos de identidad.
- Relaciones con contratistas: Los autónomos, como los subcontratistas, suelen necesitar un EIN. El EIN es utilizado por el contratista principal para declarar a Hacienda los ingresos empresariales pagados al subcontratista.
Es importante tener en cuenta que una vez que se asigna un EIN a una empresa, se asocia permanentemente a esa entidad. Sin embargo, las empresas que sufren un cambio en la estructura de propiedad pueden necesitar solicitar un nuevo EIN.
Cerrar su EIN
Aunque Hacienda no cancela ni caduca un EIN, hay casos en los que una empresa puede optar por cerrar su cuenta de empresa asociada. Esto suele ocurrir cuando una empresa de nueva creación nunca se pone en marcha o decide que el EIN era innecesario. Para cerrar una cuenta de empresa asociada a un EIN, debe enviarse una carta física a Hacienda, indicando el nombre legal, la dirección de la empresa, el número EIN y el motivo del cierre. El propio EIN permanecerá activo, pero la cuenta de empresa asociada al IRS se suspenderá.
EIN vs. TIN
Es importante entender la diferencia entre un número de identificación patronal (EIN) y un número de identificación del contribuyente (TIN). Mientras que el EIN es específico de las empresas y se utiliza a efectos fiscales, el TIN es un término más amplio que engloba varios tipos de números de identificación, incluido el EIN. Los NIF pueden ser utilizados por particulares, empresas y otras entidades a efectos fiscales.
Preguntas frecuentes
1. 1. ¿Puedo solicitar un EIN si soy empresario individual?
Sí, como empresario individual, puede solicitar un EIN si cumple alguno de los criterios que obligan a las empresas a tener uno. Aunque no es obligatorio para los empresarios individuales, la obtención de un EIN puede proporcionar beneficios como la separación de las finanzas personales y empresariales.
2. ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener un EIN?
Si realiza la solicitud por Internet, recibirá su EIN inmediatamente después de completarla con éxito. Para las solicitudes presentadas por correo, fax o teléfono, el tiempo de tramitación puede tardar unas semanas.
3. ¿Puedo utilizar el mismo EIN para varias empresas?
No, cada empresa debe tener su propio EIN. Si tiene varias empresas, deberá solicitar un NIE distinto para cada una de ellas.
4. ¿Qué debo hacer si pierdo u olvido mi EIN?
Si pierde u olvida su EIN, puede ponerse en contacto con la Línea de impuestos especiales y sobre empresas del IRS para que le ayuden. Ellos podrán facilitarle el EIN asociado a su entidad empresarial.
5. ¿Existen tasas asociadas a la obtención de un EIN?
No, solicitar un EIN es gratuito. El IRS no exige ninguna tasa para obtener un EIN.
Lo esencial
El Número de Identificación Fiscal (EIN) es un identificador esencial para las empresas en Estados Unidos. Permite a las empresas cumplir con sus obligaciones fiscales, abrir cuentas bancarias y realizar diversas transacciones financieras. Obtener un EIN es un proceso relativamente sencillo y puede hacerse en línea o a través de otros métodos proporcionados por el IRS. Tanto si es propietario de una pequeña empresa como si es una gran corporación, entender la importancia de un EIN y cómo obtenerlo es crucial para el buen funcionamiento de su negocio.
Preguntas y respuestas
¿Puedo solicitar un EIN si soy empresario individual?
Sí, como empresario individual, puede solicitar un EIN si cumple alguno de los criterios que obligan a las empresas a tener uno. Aunque no es obligatorio para los empresarios individuales, la obtención de un EIN puede proporcionar beneficios como la separación de las finanzas personales y empresariales.
¿Cuánto tiempo se tarda en obtener un EIN?
Si realiza la solicitud por Internet, recibirá su EIN inmediatamente después de completarla con éxito. Para las solicitudes presentadas por correo, fax o teléfono, el tiempo de tramitación puede tardar unas semanas.
¿Puedo utilizar el mismo EIN para varias empresas?
No, cada empresa debe tener su propio EIN. Si tiene varias empresas, deberá solicitar un EIN distinto para cada una de ellas.
¿Qué debo hacer si pierdo u olvido mi EIN?
Si pierde u olvida su EIN, puede ponerse en contacto con el Servicio de Impuestos Especiales del IRS para que le ayuden. Ellos podrán facilitarle el EIN asociado a su entidad empresarial.
¿Existen tasas asociadas a la obtención de un EIN?
No, solicitar un EIN es gratuito. El IRS no exige ninguna tasa para obtener un EIN.
¿Puedo solicitar un EIN si no resido en Estados Unidos?
Sí, las empresas que no están ubicadas en Estados Unidos pero que van a realizar negocios dentro del país pueden solicitar un EIN. Pueden hacerlo por teléfono o a través de otros métodos disponibles proporcionados por el IRS.
¿Qué debo hacer si mi empresa sufre un cambio en la estructura de propiedad?
Si su empresa sufre un cambio en la estructura de propiedad, es posible que tenga que solicitar un nuevo EIN. Ciertos cambios, como la conversión de una empresa unipersonal en sociedad o la constitución de una sociedad, pueden requerir un nuevo EIN. Es aconsejable consultar con un profesional fiscal o con el IRS para determinar si es necesario un nuevo EIN en su situación específica.