Explicación de la retención a cuenta: Tipos y cálculo

¿Qué es la retención a cuenta?

La retención a cuenta es un aspecto crucial del sistema del impuesto sobre la renta que garantiza que el gobierno reciba su parte de impuestos a lo largo del año. Se refiere al dinero que los empresarios deducen de los salarios brutos de los empleados y remiten directamente al gobierno. La mayoría de las personas empleadas en Estados Unidos están sujetas a retención fiscal, incluidos los extranjeros no residentes que obtienen ingresos de fuentes estadounidenses.
La cantidad retenida sirve como crédito contra la factura anual del impuesto sobre la renta del empleado. Se deduce tanto de los residentes en EE.UU. como de los no residentes que ganan dinero de fuentes estadounidenses, como salarios, sueldos y dividendos.

Cómo funciona la retención a cuenta

Las retenciones fiscales funcionan según un sistema de reparto, que permite al gobierno recaudar el impuesto sobre la renta en la fuente de ingresos. Cuando un empleado recibe su nómina, el empresario retiene un determinado porcentaje en concepto de impuesto sobre la renta. A continuación, el empresario abona esta cantidad al Servicio de Impuestos Internos (IRS).
El importe concreto que se deduce depende de varios factores, como los ingresos del empleado, su situación fiscal, las retenciones solicitadas y cualquier ingreso adicional cuya retención se solicite. Los empleados pueden encontrar la cantidad total deducida anualmente en su formulario W-2, que facilitan las empresas para presentar las declaraciones anuales del impuesto sobre la renta.
Si se retiene demasiado dinero, los empleados reciben un reembolso de impuestos. Por el contrario, si no se retiene lo suficiente, los empleados pueden adeudar impuestos adicionales al IRS.
Para garantizar la exactitud, el IRS recomienda verificar las retenciones a principios de año y siempre que se produzcan cambios en las leyes fiscales, el estilo de vida (por ejemplo, estado civil, matrimonio, divorcio), los salarios o los créditos y deducciones fiscales.

Consideraciones especiales

Además de la retención del impuesto federal sobre la renta, la mayoría de los estados de EE.UU. también tienen impuestos estatales sobre la renta y emplean sistemas de retención similares para recaudar los impuestos de sus residentes. Los estados suelen utilizar una combinación de formularios del IRS y sus propias hojas de cálculo para determinar la cantidad de impuestos a retener.
Sin embargo, hay nueve estados que no imponen el impuesto sobre la renta a sus residentes: Alaska, Florida, Nuevo Hampshire, Nevada, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. En Washington, la retención fiscal sólo se aplica a las rentas altas sobre las ganancias de capital. Los residentes en New Hampshire sólo pagan el impuesto sobre la renta por los intereses y dividendos, aunque el estado ha votado a favor de eliminar esta práctica para 2027.

Historia de las retenciones fiscales

Las retenciones fiscales fueron introducidas por primera vez en Estados Unidos en 1862 por el presidente Abraham Lincoln para ayudar a financiar la Guerra Civil. En aquella época, el gobierno federal también implantó impuestos especiales con el mismo fin. Sin embargo, las retenciones fiscales y el impuesto sobre la renta fueron abolidos tras la Guerra Civil en 1872.
El actual sistema de retenciones se implantó en 1943, acompañado de una importante subida de impuestos. Se creyó que recaudar los impuestos en origen sería más eficaz. La mayoría de los empleados están sujetos a retenciones fiscales cuando son contratados y rellenan un formulario W-4, que calcula la cantidad de impuestos que deberán pagar.
La retención a cuenta es uno de los dos tipos de impuestos sobre las nóminas. El otro tipo lo paga el empresario y contribuye a financiar la Seguridad Social, los programas federales de desempleo y Medicare.

Tipos de retenciones

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) emplea dos tipos de retenciones fiscales para garantizar la correcta recaudación de impuestos en diferentes situaciones: Retención a cuenta para residentes en EE.UU. y retención a cuenta para no residentes.

Retención a cuenta para residentes en EE.UU.

La retención a cuenta para residentes en EE.UU. es el tipo de retención a cuenta más comúnmente discutido. Se aplica a las rentas personales obtenidas por los residentes en Estados Unidos y todos los empresarios del país están obligados a recaudarla. Los empresarios remiten la retención directamente al gobierno, mientras que los empleados pagan los impuestos restantes al presentar sus declaraciones anuales de la renta.
Si la retención es excesiva, el trabajador recibe un reembolso. Por el contrario, si no se retienen suficientes impuestos, los particulares pueden deber dinero a Hacienda. Se recomienda que los particulares retengan aproximadamente el 90% de sus impuestos estimados sobre la renta para evitar sanciones y garantizar una carga fiscal equilibrada a lo largo del año.
Los inversores y contratistas independientes están exentos de la retención de impuestos, pero deben pagar el impuesto sobre la renta mediante pagos trimestrales estimados. Atrasarse en estos pagos puede dar lugar a una retención adicional, que es un tipo más elevado de retención de impuestos, fijado en el 24%.
El IRS proporciona una herramienta de estimación de retenciones fiscales que los particulares pueden utilizar para realizar una comprobación de la nómina. Esta herramienta ayuda a determinar la cantidad correcta de impuestos que deben retenerse de cada cheque de pago para evitar el pago insuficiente o excesivo y garantizar un proceso de declaración de impuestos sin problemas.

Retenciones para no residentes

La retención a cuenta para no residentes se aplica a los extranjeros no residentes para garantizar la correcta tributación de los ingresos obtenidos dentro de los Estados Unidos. Los extranjeros no residentes son personas nacidas en el extranjero que no han cumplido los requisitos de la prueba de la tarjeta verde o la prueba de presencia sustancial.
Todos los extranjeros no residentes que ejerzan una actividad comercial o empresarial en Estados Unidos durante el año deben presentar el formulario 1040NR, U.S. Nonresident Alien Income Tax Return, y declarar sus ingresos y gastos. Las retenciones a cuenta se deducen de los sueldos, salarios y otras remuneraciones, así como de determinados tipos de rentas pasivas, como intereses, dividendos y cánones obtenidos de fuentes estadounidenses.
El tipo de retención para los extranjeros no residentes suele ser del 30% de los ingresos brutos, a menos que un tratado fiscal entre Estados Unidos y el país de origen de la persona reduzca el tipo. Los convenios fiscales suelen prever un tipo de retención inferior o una exención para determinados tipos de ingresos.
Los extranjeros no residentes también pueden solicitar deducciones y exenciones para reducir su obligación tributaria. Para ello, deben presentar el formulario 8233, Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services of a Nonresident Alien Individual, o el formulario W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals).

Cálculo de la retención de impuestos

El cálculo de la retención a cuenta varía en función de si usted es residente en EE.UU. o extranjero no residente.
En el caso de los residentes en EE.UU., el importe de la retención se determina en función de la información facilitada en el formulario W-4, Employee’s Withholding Certificate (Certificado de retención del empleado). El formulario incluye detalles como el estado civil, el número de desgravaciones solicitadas y cualquier retención adicional solicitada por el empleado. Los empresarios utilizan esta información para calcular la cantidad adecuada de impuestos que deben retenerse de cada nómina.
A los extranjeros no residentes, en cambio, se les calcula la retención en función de su estado civil y del tipo de ingresos obtenidos. El IRS proporciona instrucciones específicas y tablas de impuestos en la Publicación 15, Guía Tributaria del Empleador, y en la Publicación 15-A, Guía Tributaria Suplementaria del Empleador, para que los empleadores calculen la cantidad correcta de retención para los extranjeros no residentes.
Es esencial que revise su retención periódicamente, especialmente cuando se produzcan cambios en sus circunstancias personales o financieras, para asegurarse de que se está reteniendo la cantidad correcta. Si comprueba que la retención es excesiva o insuficiente, puede modificarla presentando un nuevo formulario W-4 a la empresa.

Preguntas frecuentes sobre la retención de impuestos

1. ¿Qué ocurre si me retienen demasiados impuestos?

Si le han retenido demasiados impuestos, cuando presente la declaración anual de la renta recibirá una devolución. La devolución representa el exceso de impuestos retenidos en su nómina a lo largo del año.

2. ¿Qué pasa si no me retienen suficientes impuestos?

Si no tiene suficientes impuestos retenidos, puede deber dinero a Hacienda cuando presente su declaración de la renta. Es importante asegurarse de que tiene la cantidad correcta de impuestos retenidos para evitar sorpresas y posibles multas por pagar menos impuestos de los debidos.

3. ¿Puedo modificar el importe de mi retención?

Sí, puede modificar el importe de su retención presentando un nuevo formulario W-4 a su empresa. El formulario le permite actualizar su estado civil, el número de prestaciones y cualquier preferencia de retención adicional.

4. ¿Existen exenciones de la retención a cuenta?

Algunas personas pueden estar exentas de retención. Por ejemplo, si no tuvo obligaciones fiscales el año anterior y espera no tenerlas el año en curso, puede estar exento. Además, también pueden estar exentos los estudiantes con trabajos a tiempo parcial y las personas con ingresos muy bajos. Puede solicitar la exención indicándolo en el formulario W-4.

5. ¿Qué es la retención complementaria?

La retención a cuenta es un tipo más elevado de retención fiscal, fijado en el 24%, que se aplica a las personas físicas que han incumplido determinados requisitos fiscales. Puede imponerse cuando un contribuyente no facilita un número de identificación fiscal (NIF) válido, no declara intereses o dividendos o no certifica que no está sujeto a retención.

Lo esencial

La retención a cuenta desempeña un papel importante en el sistema del impuesto sobre la renta, ya que garantiza que el gobierno reciba una parte de los impuestos a lo largo del año. Se deduce de los salarios de los empleados y los empresarios la remiten al IRS. Comprender cómo funcionan las retenciones fiscales, tanto si es residente en EE.UU. como extranjero no residente, es crucial para una planificación y cumplimiento fiscales precisos.
Revisar periódicamente sus retenciones y hacer los ajustes necesarios puede ayudarle a evitar sorpresas a la hora de pagar los impuestos y a cumplir con sus obligaciones fiscales. Si tiene alguna duda o necesita ayuda con sus retenciones, es aconsejable que consulte a un profesional fiscal o consulte los recursos proporcionados por el IRS.

Preguntas y respuestas

Si le han retenido demasiados impuestos, recibirá una devolución cuando presente su declaración anual de la renta. La devolución representa el exceso de impuestos retenidos en sus nóminas a lo largo del año.

¿Qué pasa si no me retienen suficientes impuestos?

Si no le han retenido suficientes impuestos, es posible que deba dinero a Hacienda cuando presente su declaración de la renta. Es importante que te asegures de que tienes la cantidad correcta de impuestos retenidos para evitar sorpresas y posibles sanciones por pagar menos impuestos de los debidos.

¿Puedo modificar el importe de mi retención?

Sí, puede cambiar el importe de su retención presentando un nuevo formulario W-4 a su empresa. El formulario le permite actualizar su estado civil, el número de prestaciones y cualquier preferencia de retención adicional.

¿Existen exenciones de la retención a cuenta?

Algunas personas pueden estar exentas de retención. Por ejemplo, si no tuvo obligaciones fiscales el año anterior y espera no tenerlas el año en curso, puede acogerse a la exención. Además, también pueden estar exentos los estudiantes con trabajos a tiempo parcial y las personas con ingresos muy bajos. Puede solicitar la exención indicándolo en el formulario W-4.

¿Qué es la retención complementaria?

¿Cómo puedo calcular mi retención a cuenta?

En el caso de los residentes en EE.UU., el importe de la retención se determina en función de la información facilitada en el formulario W-4, Certificado de Retención del Empleado. El formulario incluye detalles como el estado civil, el número de desgravaciones solicitadas y cualquier retención adicional solicitada por el empleado. Los empresarios utilizan esta información para calcular la cantidad adecuada de impuestos que deben retener de cada nómina.
En el caso de los extranjeros no residentes, la retención se calcula en función de su situación fiscal y del tipo de ingresos obtenidos. El IRS proporciona instrucciones específicas y tablas de impuestos en la Publicación 15, Guía de Impuestos para Empleadores, y en la Publicación 15-A, Guía de Impuestos Suplementarios para Empleadores, para que los empleadores calculen el monto correcto de retención para extranjeros no residentes.

¿Qué debo hacer si quiero ajustar mi retención?

Si descubre que le están reteniendo demasiados impuestos o muy pocos, puede hacer ajustes presentando un nuevo formulario W-4 a su empresa. Este formulario le permite actualizar su estado civil, el número de prestaciones y cualquier preferencia de retención adicional. Se recomienda revisar periódicamente su retención de impuestos, especialmente cuando se produzcan cambios en sus circunstancias personales o financieras, para asegurarse de que se está reteniendo la cantidad correcta.