¿Cumple su empresa la ERISA? Siga esta lista de comprobación

Muchas empresas ofrecen algún tipo de plan de jubilación cualificado y, al hacerlo, entran dentro de las directrices de gobierno de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (Employee Retirement Income Security Act) de 1974, más conocida como ERISA. ERISA establece directrices y normas mínimas destinadas a proteger a los empleados de empresas del sector privado que participan en planes de prestaciones de jubilación y bienestar. Una empresa que administre un plan de jubilación cualificado que no cumpla plenamente con ERISA podría estar sujeta a sanciones.
Si su plan de jubilación para empleados proporciona una renta de jubilación futura o permite a los empleados aplazar ingresos para la jubilación, se trata de un plan ERISA. Como empleador que proporciona el plan, se le considera un fiduciario designado. Usted asume la responsabilidad de administrar el plan y la responsabilidad en caso de que no cumpla las directrices y normas.

Aspectos clave

Las normas de ERISA impiden que los fiduciarios de los planes de jubilación hagan un uso indebido de los activos del plan y establecen normas mínimas de participación, adquisición de derechos, acumulación de prestaciones y financiación de los planes de jubilación. Las empresas que ofrecen planes de jubilación cualificados a sus empleados deben cumplir las normas de ERISA para mantener la ventaja fiscal y, a menudo, recurren a un administrador externo para garantizar el cumplimiento de las directrices. El cumplimiento de ERISA abarca tanto los procedimientos iniciales como los requisitos permanentes.

Cumplir con ERISA

Cumplir los requisitos de ERISA no tiene por qué ser una carga excesiva. Aunque hay muchos requisitos, un buen administrador externo (TPA) puede asumir gran parte de la carga. Muchos de los requisitos se basan en el calendario y exigen la presentación de formularios en plazos específicos. Estos plazos forman una lista de control que puede ser gestionada por un TPA o un empleado de recursos humanos. Otros requisitos pueden cumplirse de forma ad hoc según dicten las circunstancias.

Lista de control del calendario ERISA

Administrar un plan 401(k) implica realizar determinadas tareas de acuerdo con un calendario anual. Estas son las tareas más comunes que deberían figurar en las listas de comprobación de la mayoría de las empresas.
Primer trimestre del año del plan: Entregue a los partícipes del plan las declaraciones de prestaciones del cuarto trimestre a más tardar 45 días después del final del trimestre. Realice las cotizaciones empresariales del año anterior para que la deducción fiscal compute en el año anterior.
Segundo trimestre: Entregue a los partícipes del plan los extractos de prestaciones del primer trimestre. Distribuya el exceso de aplazamientos efectuados por encima del límite del artículo 402(g) del IRC. En el caso de los partícipes del plan que hayan cumplido 73 años el año anterior, distribuya las distribuciones mínimas obligatorias (RMD) del primer año. (La edad para los retiros de RMD se elevó de 72 a 73 a partir del 1 de enero de 2024).
Tercer trimestre: Presente las declaraciones de prestaciones del segundo trimestre. Presente el formulario 5500 correspondiente al año anterior o el formulario 5558 para obtener una prórroga de 2,5 meses. Si el documento del plan fue modificado durante el año anterior, distribuya un nuevo Resumen de la Descripción del Plan a los participantes del plan. Distribuya un Informe Anual Resumido del año anterior a los partícipes del plan.
Cuarto trimestre: Entregar los extractos de prestaciones del tercer trimestre. Envíe las notificaciones pertinentes a los partícipes, incluidos los plazos o cambios de un plan 401(k) de puerto seguro, alternativa de inversión por defecto cualificada (QDIA) o inscripción automática. Corrija cualquier fallo en las pruebas ADP/ACP y pague el 10% de impuestos especiales.

Requisitos continuos de ERISA

Algunos requisitos de ERISA son tareas administrativas continuas o se activan a raíz de determinados acontecimientos. A continuación se indican algunas de las notificaciones y directrices más comunes que deben seguir las empresas que cumplen con ERISA.
Cumplimiento del documento del plan: Asegúrese de que la dirección del plan se adhiere continuamente a los términos del documento del plan. El IRS considera que cualquier incumplimiento estricto de los términos del documento del plan constituye un defecto operativo que, si no se subsana, puede dar lugar a la inhabilitación del plan.
Divulgación anual de las cuotas de los partícipes: Todos los empleados que reúnan los requisitos del plan, los empleados despedidos y los beneficiarios con saldo en cuenta deben recibir cada 12 meses una declaración de las cuotas de los partícipes.
Notificación de cambios en el plan: Los partícipes deben ser notificados de cualquier cambio en el plan entre 30 y 90 días antes de la fecha de entrada en vigor del cambio.
Oportunidad de inscripción: Todos los empleados que cumplan los requisitos de edad y antigüedad en el plan deben tener la oportunidad de inscribirse. Deben recibir todos los formularios e instrucciones necesarios junto con un Resumen de la Descripción del Plan y cualquier notificación aplicable a los participantes.
Cumplimiento de los préstamos: Los préstamos pendientes deben reembolsarse de acuerdo con las condiciones de la póliza del plan y el pagaré de los prestatarios.
Depósitos puntuales: Asegúrese de que los aplazamientos de los empleados y los pagos de préstamos se depositen a tiempo, normalmente al mismo tiempo que se realizan los depósitos de impuestos sobre la nómina.
Si una empresa no cumple los requisitos de ERISA, puede enfrentarse a sanciones, multas o acciones legales. Además, el plan puede perder su condición de ventaja fiscal y la empresa puede ser considerada responsable de las pérdidas sufridas por los partícipes del plan.
¿Puedo subcontratar el cumplimiento de ERISA?
Sí, muchas empresas optan por trabajar con administradores externos (TPA) o consultores especializados en el cumplimiento de ERISA. Estos profesionales pueden ayudarle a garantizar que su plan cumple todos los requisitos necesarios.

¿Qué pasa si accidentalmente incumplo una norma de ERISA?

Si accidentalmente incumple una norma de ERISA, es importante tomar medidas correctivas lo antes posible. Identifique el problema, rectifique cualquier error e implante procedimientos para evitar errores similares en el futuro. Si es necesario, consulte a profesionales jurídicos o financieros especializados en el cumplimiento de ERISA para que le guíen en el proceso de rectificación de la situación.

Lo esencial

Cumplir los requisitos de ERISA es crucial para las empresas que ofrecen planes de jubilación cualificados a sus empleados. Siguiendo la lista de comprobación de ERISA y trabajando con profesionales con experiencia en el cumplimiento de ERISA, puede asegurarse de que su empresa cumple con sus obligaciones y proporciona un futuro de jubilación seguro a sus empleados.
Descargo de responsabilidad: La información proporcionada en este artículo tiene únicamente fines informativos y no debe considerarse asesoramiento jurídico o financiero. Consulte a un profesional cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.
Artículo basado en el contenido disponible en https://www.investopedia.com/articles/personal-finance/081616/are-you-erisa-compliant-follow-checklist.asp

Preguntas y respuestas

ERISA son las siglas de Employee Retirement Income Security Act. Es una ley federal que establece normas mínimas para los planes de prestaciones de jubilación y bienestar ofrecidos por las empresas del sector privado.

¿Qué tipos de planes cubre ERISA?

ERISA cubre una amplia gama de planes de prestaciones de jubilación y bienestar, incluidos los planes de pensiones, los planes 401(k), los planes de participación en los beneficios, los planes de acciones para empleados (ESOP) y los planes de seguro médico.

¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento de ERISA?

Si una empresa incumple los requisitos de ERISA, puede enfrentarse a sanciones, multas o acciones legales. Además, el plan puede perder su condición de ventaja fiscal y la empresa puede ser considerada responsable de las pérdidas sufridas por los partícipes del plan.

¿Puedo externalizar el cumplimiento de ERISA?

Sí, muchas empresas optan por trabajar con administradores externos (TPA) o consultores especializados en el cumplimiento de ERISA. Estos profesionales pueden ayudarle a garantizar que su plan cumple todos los requisitos necesarios.

¿Qué ocurre si accidentalmente incumplo una norma de ERISA?

¿Necesitan las pequeñas empresas cumplir con ERISA?

Por lo general, ERISA se aplica a las empresas con más de 100 empleados. Sin embargo, incluso las pequeñas empresas con menos empleados pueden estar sujetas a ERISA si ofrecen planes de prestaciones de jubilación o bienestar. Es importante consultar con un profesional experto para determinar los requisitos específicos de su empresa.

¿Dónde puedo encontrar más información sobre el cumplimiento de ERISA?

Para obtener información más detallada y orientación sobre el cumplimiento de ERISA, puede visitar el sitio web oficial del Departamento de Trabajo de EE.UU., que supervisa la aplicación y el cumplimiento de ERISA. Además, consultar con un abogado experto en ERISA o solicitar asesoramiento a un administrador externo cualificado puede proporcionarle los conocimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa ERISA.