Como propietario de una empresa o autónomo, hacer un seguimiento preciso de su tiempo es crucial para asegurarse de que le pagan por el trabajo que hace. QuickBooks, un popular software de contabilidad, ofrece una función llamada “tiempo facturable” que le permite hacer un seguimiento del tiempo que dedica a un proyecto y facturar a los clientes por ese tiempo.
Pero, ¿qué es exactamente el tiempo facturable en QuickBooks y cómo funciona? En este artículo, exploraremos los entresijos del tiempo facturable en QuickBooks y le daremos consejos para utilizarlo eficazmente. Al final de este artículo, usted debe tener una mejor comprensión de lo que es el tiempo facturable y cómo puede ayudarle a agilizar su proceso de facturación y cobrar por el trabajo que hace.
¿Qué es el tiempo facturable en QuickBooks?
¿Qué es el tiempo facturable en QuickBooks?
El tiempo facturable en QuickBooks es el tiempo que usted pasa en un proyecto que puede ser facturado a un cliente. Esto podría incluir las horas dedicadas a un proyecto de consultoría, el tiempo dedicado a un diseño de sitio web, o cualquier otro trabajo que usted hace para un cliente que puede ser facturado por hora.
El uso de QuickBooks para realizar un seguimiento del tiempo facturable le permite calcular fácilmente la cantidad de tiempo que ha dedicado a un proyecto y crear una factura por ese tiempo. Esto puede ahorrarle tiempo y ayudarle a evitar la subfacturación por su trabajo.
Para realizar un seguimiento del tiempo facturable en QuickBooks, debe crear una entrada de tiempo para cada tarea o proyecto en el que trabaje. A continuación, puede asociar esa entrada de tiempo a un cliente y marcarla como facturable. Cuando llegue el momento de facturar al cliente, puede crear una factura directamente desde la entrada de tiempo.
Cómo realizar el seguimiento del tiempo facturable en QuickBooks
Cómo realizar el seguimiento del tiempo facturable en QuickBooks:
El seguimiento del tiempo facturable en QuickBooks es un proceso sencillo. Aquí están los pasos que debe seguir:
- Configurar un cliente en QuickBooks: Antes de que pueda realizar un seguimiento del tiempo facturable, necesita tener un cliente o cliente configurado en QuickBooks. Esto se puede hacer yendo al menú “Clientes” y seleccionando “Centro de Clientes”. Desde allí, puede añadir un nuevo cliente.
- Configurar un elemento de servicio para el tiempo facturable: A continuación, debe configurar un elemento de servicio en QuickBooks para el tiempo facturable que va a seguir. Para ello, vaya al menú “Listas” y seleccione “Lista de artículos”. Desde allí, puede agregar un nuevo ítem de servicio y especificar que es para tiempo facturable.
- Cree una entrada de tiempo: Para realizar un seguimiento del tiempo facturable, debe crear una entrada de tiempo para cada tarea o proyecto en el que trabaje. Para ello, vaya al menú “Clientes” y seleccione “Introducir tiempo”. A partir de ahí, puede seleccionar el cliente, el elemento de servicio para el tiempo facturable e introducir el número de horas trabajadas.
- Marque la entrada de tiempo como facturable: Una vez que haya creado la entrada de tiempo, necesita marcarla como facturable. Para ello, simplemente seleccione la casilla “Facturable” en el formulario de entrada de tiempo.
- Crear una factura: Cuando llegue el momento de facturar al cliente, puede crear una factura directamente desde la entrada de tiempo. Para ello, vaya al menú “Clientes” y seleccione “Crear facturas”. Desde allí, puede seleccionar el cliente, elegir las entradas de tiempo que desea facturar y crear la factura.
Siguiendo estos pasos, usted puede rastrear fácilmente el tiempo facturable en QuickBooks y agilizar su proceso de facturación. Es importante recordar marcar cada entrada de tiempo como facturable para que pueda asegurarse de que se le paga por el trabajo que hace. Además, el uso de informes en QuickBooks puede ayudarle a controlar el tiempo facturable y asegurarse de que está facturando a los clientes con precisión.
Creación de facturas a partir de registros de tiempo facturables en QuickBooks
Creación de facturas a partir de registros de tiempo facturables en QuickBooks:
Una vez que haya rastreado el tiempo facturable en QuickBooks, puede utilizar esa información para crear facturas para sus clientes. He aquí cómo crear una factura a partir de un registro de tiempo facturable:
- Vaya al menú “Clientes” y seleccione “Crear facturas”.
- Seleccione el cliente que desea facturar en el menú desplegable.
- Elija las entradas de tiempo facturables que desea incluir en la factura. Puede seleccionar todas las entradas de tiempo facturables o elegir entradas específicas.
- Añade artículos o gastos adicionales a la factura, si es necesario.
- Revise la factura para asegurarse de que toda la información es correcta.
- Guarde la factura y envíela al cliente.
Es importante tener en cuenta que también puede crear facturas a partir de registros de tiempo facturables directamente desde el formulario de registro de tiempo. Para ello, sólo tiene que seleccionar la opción “Crear factura” en el formulario de entrada de tiempo. Esto puede ahorrarle tiempo y agilizar su proceso de facturación.
Utilizar QuickBooks para crear facturas a partir de las entradas de tiempo facturables puede ayudarle a asegurarse de que le pagan por el trabajo que hace y a simplificar su proceso de facturación. Siguiendo estos pasos, puede crear facturas de aspecto profesional que reflejen fielmente el trabajo que ha realizado para sus clientes.
Gestión del tiempo facturable en QuickBooks: Mejores prácticas
Para gestionar eficazmente el tiempo facturable en QuickBooks, es importante seguir algunas de las mejores prácticas. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a sacar el máximo provecho de esta característica:
- Utilice registros de tiempo detallados: Al realizar el seguimiento del tiempo facturable, asegúrate de incluir tantos detalles como sea posible en cada entrada de tiempo. Esto puede ayudarte a ti y a tus clientes a entender exactamente qué trabajo se hizo y cuánto tiempo se dedicó a cada tarea.
- Revise y edite las entradas de tiempo con regularidad: Es importante revisar y editar regularmente tus entradas de tiempo para asegurarte de que son precisas y están actualizadas. Esto puede ayudarle a evitar errores y a asegurarse de que está facturando correctamente a sus clientes.
- Utilice informes de seguimiento del tiempo: QuickBooks ofrece una variedad de informes de seguimiento del tiempo que pueden ayudarle a controlar el tiempo facturable e identificar áreas en las que puede mejorar su proceso de facturación. Utilice estos informes para obtener información sobre su tiempo facturable y tomar decisiones informadas sobre cómo gestionarlo.
- Configure correctamente las tarifas de facturación: Cuando configure las tarifas de facturación en QuickBooks, asegúrese de hacerlo correctamente para que pueda facturar con precisión a los clientes por su trabajo. Puede configurar diferentes tarifas de facturación para diferentes clientes o proyectos, o utilizar una tarifa de facturación estándar para todos los clientes.
- Comuníquese con los clientes:
Siguiendo estas prácticas recomendadas, puede gestionar eficazmente el tiempo facturable en QuickBooks y asegurarse de que está realizando un seguimiento preciso de su tiempo y de que se le paga por el trabajo que realiza. Recuerde que el seguimiento eficaz del tiempo y la facturación son cruciales para el éxito de cualquier empresa o autónomo, y QuickBooks ofrece un potente conjunto de herramientas para ayudarle a agilizar este proceso.
Uso de informes para controlar el tiempo facturable en QuickBooks
Uso de informes para controlar el tiempo facturable en QuickBooks:
En QuickBooks, puede utilizar informes para supervisar el tiempo facturable y obtener información sobre cómo está gastando su tiempo y facturando a los clientes. Estos son algunos informes que puede utilizar para controlar el tiempo facturable en QuickBooks:
- Resumen de tiempo por trabajo: Este informe le muestra el tiempo total facturable y no facturable de cada trabajo o proyecto en el que ha trabajado. Puede ayudarle a identificar qué proyectos son los más rentables y cuáles necesitan más atención.
- Detalle de tiempo por artículo: Este informe le muestra el tiempo total facturable y no facturable para cada elemento de servicio contra el que ha realizado un seguimiento del tiempo. Puede ayudarle a identificar qué servicios son los más rentables y cuáles necesitan más atención.
- Tiempo y gastos no facturados: Este informe le muestra todo el tiempo facturable y los gastos que aún no se han facturado a los clientes. Puede ayudarle a asegurarse de que está facturando a los clientes con precisión y de que no falta ningún elemento facturable.
- Detalle de tiempo por empleado: Este informe le muestra el tiempo total facturable y no facturable de cada empleado que ha realizado un seguimiento del tiempo en QuickBooks. Puede ayudarle a identificar qué empleados son los más productivos y eficientes.
- Resumen de tiempo por cliente: Este informe muestra el tiempo total facturable y no facturable de cada cliente con el que ha trabajado. Puede ayudarle a identificar qué clientes son los más rentables y cuáles pueden necesitar más atención.
Mediante el uso regular de estos informes, puede obtener información valiosa sobre su tiempo facturable y tomar decisiones informadas sobre cómo gestionarlo. También puede utilizar estos informes para identificar las áreas en las que puede mejorar su proceso de facturación y asegurarse de que está realizando un seguimiento preciso de su tiempo y de que se le paga por el trabajo que realiza.
Conclusión
El tiempo facturable es un concepto crucial para las empresas y autónomos que facturan a sus clientes por horas. QuickBooks ofrece un potente conjunto de herramientas para realizar el seguimiento del tiempo facturable y facturar a los clientes por ese tiempo.
Al utilizar QuickBooks para realizar un seguimiento del tiempo facturable, puede asegurarse de que está facturando con precisión a los clientes por el trabajo que realiza y de que está recibiendo el pago a tiempo. Además, QuickBooks ofrece una variedad de informes y herramientas para gestionar el tiempo facturable y obtener información sobre cómo está empleando su tiempo y facturando a los clientes.
Para aprovechar al máximo el tiempo facturable en QuickBooks, es importante seguir las mejores prácticas, como utilizar entradas de tiempo detalladas, revisar y editar regularmente las entradas de tiempo y comunicarse con los clientes acerca de su proceso de facturación.
En general, el tiempo facturable en QuickBooks es una característica poderosa que puede ayudarle a agilizar su proceso de facturación y asegurarse de que le paguen por el trabajo que hace. Si comprende cómo funciona el tiempo facturable en QuickBooks y lo utiliza eficazmente, podrá llevar su negocio o trabajo independiente al siguiente nivel y lograr un mayor éxito.
FAQ
¿Qué es el tiempo facturable en QuickBooks?
El tiempo facturable en QuickBooks es el tiempo que usted pasa en un proyecto que puede ser facturado a un cliente. Esto podría incluir las horas dedicadas a un proyecto de consultoría, el tiempo dedicado al diseño de un sitio web o cualquier otro trabajo que realice para un cliente que pueda facturarse por horas.
¿Cómo se registra el tiempo facturable en QuickBooks?
Para registrar el tiempo facturable en QuickBooks, necesita crear una entrada de tiempo para cada tarea o proyecto en el que trabaje. A continuación, puede asociar esa entrada de tiempo con un cliente y marcarlo como facturable. Cuando llegue el momento de facturar al cliente, puede crear una factura directamente desde la entrada de tiempo.
¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para gestionar el tiempo facturable en QuickBooks?
Algunas de las mejores prácticas para administrar el tiempo facturable en QuickBooks incluyen el uso de registros de tiempo detallados, la revisión y edición periódica de los registros de tiempo, el uso de informes de seguimiento de tiempo, la configuración correcta de las tarifas de facturación y la comunicación con los clientes acerca de su proceso de facturación.
¿Qué informes puede utilizar para controlar el tiempo facturable en QuickBooks?
Puede utilizar informes como Tiempo por resumen de trabajo, Tiempo por detalle de artículo, Tiempo y gastos no facturados, Tiempo por detalle de empleado y Tiempo por resumen de cliente para supervisar el tiempo facturable en QuickBooks.
¿Se pueden crear facturas a partir de entradas de tiempo facturable en QuickBooks?
Si, puede crear facturas directamente desde los registros de tiempo facturables en QuickBooks. Esto le permite facturar fácilmente a los clientes por el tiempo que ha dedicado a un proyecto y asegurarse de que le pagan por el trabajo que hace.