Como empresario que proporciona bienes o servicios a clientes, es importante asegurarse de que todos los gastos incurridos durante un proyecto se registran con precisión y se facturan al cliente. Los gastos facturables son costes asociados a un proyecto que pueden transferirse al cliente para su reembolso. QuickBooks Desktop ofrece una práctica función que le permite añadir gastos facturables a una factura y agilizar el proceso de facturación. En este artículo, lo guiaremos a través de los pasos para agregar gastos facturables a una factura en QuickBooks Desktop, para que pueda asegurarse de que está facturando con precisión a sus clientes por todos los gastos incurridos.
Comprender los gastos facturables en QuickBooks Desktop
Los gastos facturables son costes en los que incurre en nombre de su cliente y que desea transferirle para su reembolso. Ejemplos de gastos facturables incluyen gastos de viaje, materiales y servicios de subcontratistas. QuickBooks Desktop ofrece una función que le permite realizar un seguimiento de estos gastos y añadirlos a la factura de su cliente.
Para utilizar la función de gastos facturables, deberá configurarla en su cuenta de QuickBooks Desktop. Para ello, vaya al menú “Editar”, seleccione “Preferencias” y, a continuación, “Tiempo y gastos”. Desde allí, puede seleccionar la pestaña “Preferencias de la empresa” y activar la opción “Crear facturas a partir de una lista de tiempo y gastos”.
Una vez configurada la función de gastos facturables, puede empezar a realizar el seguimiento de los gastos facturables a su cliente. Cuando incurra en un gasto facturable, puede registrarlo en QuickBooks Desktop creando una nueva transacción de gastos y seleccionando el cliente o proyecto al que está asociado el gasto.
Mediante el seguimiento de los gastos facturables en QuickBooks Desktop, puede añadirlos fácilmente a la factura de su cliente y asegurarse de que está facturando con precisión todos los costes asociados a un proyecto.
Configuración de la función de gastos facturables
Antes de poder añadir gastos facturables a una factura en QuickBooks Desktop, deberá configurar la función de gastos facturables. Aquí le explicamos cómo:
- Abra QuickBooks Desktop y vaya al menú “Editar”.
- Seleccione “Preferencias”.
- Seleccione “Tiempo y Gastos” en el menú de la izquierda.
- Haga clic en la pestaña “Preferencias de la empresa”.
- Marque la casilla junto a “Crear facturas a partir de una lista de tiempo y gastos”.
- Haga clic en “Aceptar” para guardar los cambios.
Una vez que haya habilitado la función de gastos facturables, puede comenzar a rastrear los gastos facturables a un cliente. Para asegurarse de que sus gastos facturables son exactos, también puede configurar cuentas de gastos específicamente designadas como facturables. Esto puede ayudarle a separar fácilmente los gastos facturables de otros tipos de gastos y asegurarse de que está facturando correctamente a sus clientes.
Añadir gastos facturables a la factura de un cliente
Una vez que haya configurado la función de gastos facturables en QuickBooks Desktop, puede añadir fácilmente gastos facturables a la factura de un cliente. He aquí cómo hacerlo:
- Abra la factura del cliente al que desea añadir gastos facturables.
- Haga clic en el botón “Añadir tiempo/costes”.
- Seleccione los gastos facturables que desea añadir a la factura.
- Introduzca una descripción y cualquier otro detalle necesario para cada gasto facturable.
- Haz clic en “Aceptar” para añadir los gastos facturables a la factura.
También puede optar por marcar los gastos facturables en un determinado porcentaje o importe en dólares, en función de sus prácticas de facturación. Para ello, sólo tiene que seleccionar los gastos facturables que desea recargar e introducir el importe del recargo en el campo correspondiente.
Una vez que haya añadido los gastos facturables a la factura de un cliente, QuickBooks Desktop calculará automáticamente el importe total adeudado, incluido cualquier recargo que haya añadido. A continuación, puede enviar la factura a su cliente para el pago y el seguimiento del pago en QuickBooks Desktop para asegurarse de que todos los gastos facturables se contabilizan correctamente.
Añadir gastos facturables a la factura de un cliente en QuickBooks Desktop es un proceso sencillo que puede ayudarle a asegurarse de que está facturando correctamente a sus clientes todos los costes asociados a un proyecto.
Revisión y edición de gastos facturables
Después de haber añadido gastos facturables a una factura en QuickBooks Desktop, puede que necesite revisarlos y editarlos antes de enviar la factura a su cliente. He aquí cómo hacerlo:
- Abra la factura del cliente que contiene los gastos facturables que desea revisar o editar.
- Haga clic en el botón “Añadir tiempo/costes”.
- Seleccione los gastos facturables que desea revisar o editar.
- Realice los cambios necesarios en la descripción, el margen u otros detalles de los gastos facturables.
- Haga clic en “Aceptar” para guardar los cambios.
Si necesita revisar todos los gastos facturables que ha registrado en QuickBooks Desktop, puede hacerlo ejecutando un informe. Para ello, vaya al menú “Informes”, seleccione “Trabajos, tiempo y kilometraje” y, a continuación, elija “Gastos no facturados por trabajo”. Este informe le mostrará una lista de todos los gastos facturables que aún no han sido facturados a un cliente.
Al revisar y editar los gastos facturables en QuickBooks Desktop, puede asegurarse de que sus facturas son precisas y de que está facturando a sus clientes la cantidad correcta. Esto puede ayudarle a mantener buenas relaciones con sus clientes y evitar cualquier disputa sobre la facturación.
Registro de pagos por gastos facturables facturados
Una vez que haya enviado una factura a un cliente que incluya gastos facturables, puede recibir el pago de dichos gastos. Para registrar pagos por gastos facturables en QuickBooks Desktop, siga estos pasos:
- Abra la factura que contiene los gastos facturables por los que recibió el pago.
- Haga clic en el botón “Recibir pago”.
- Introduzca el importe del pago y seleccione el método de pago.
- En la sección “Aplicar a la factura”, seleccione los gastos facturables que se pagaron.
- Si el importe del pago no cubre la totalidad de la factura, puede optar por dejar un saldo o crear un crédito para el cliente.
- Haga clic en “Guardar y cerrar” para registrar el pago.
Al registrar los pagos por gastos facturables facturados en QuickBooks Desktop, puede hacer un seguimiento de todos los pagos recibidos por un proyecto y asegurarse de que todos los gastos facturables se contabilizan correctamente. Esto puede ayudarle a mantener registros financieros precisos y a tomar decisiones empresariales informadas basadas en sus datos financieros.
Conclusión
Añadir gastos facturables a una factura en QuickBooks Desktop es un proceso sencillo que puede ayudarle a asegurarse de que está facturando correctamente a sus clientes todos los costes asociados a un proyecto. Mediante el uso de la función de gastos facturables en QuickBooks Desktop, puede realizar fácilmente un seguimiento de los gastos facturables a su cliente, añadirlos a una factura y enviar la factura para su pago.
En este artículo, le hemos guiado a través de los pasos para configurar la función de gastos facturables, añadir gastos facturables a la factura de un cliente, revisar y editar los gastos facturables y registrar los pagos de los gastos facturables facturados. Siguiendo estos pasos, puede asegurarse de que sus facturas son precisas y de que está realizando un seguimiento adecuado de los aspectos financieros de sus proyectos.
En general, QuickBooks Desktop ofrece una forma cómoda y eficaz de gestionar los gastos facturables y agilizar el proceso de facturación. Utilizando esta función, puede ahorrar tiempo y asegurarse de que su empresa funciona a pleno rendimiento.
FAQ
¿Cómo configuro la función de gastos facturables en QuickBooks Desktop?
Para configurar la función de gastos facturables en QuickBooks Desktop, vaya al menú “Editar”, seleccione “Preferencias” y, a continuación, elija “Tiempo y gastos”. Desde allí, puede seleccionar la pestaña “Preferencias de la empresa” y activar la opción “Crear facturas a partir de una lista de tiempo y gastos”.
¿Puedo marcar gastos facturables en QuickBooks Desktop?
Sí, puede marcar los gastos facturables en QuickBooks Desktop por un determinado porcentaje o cantidad en dólares. Para ello, simplemente seleccione los gastos facturables que desea marcar e introduzca el importe del margen en el campo correspondiente.
¿Cómo registro pagos por gastos facturables facturados en QuickBooks Desktop?
Para registrar pagos por gastos facturables facturados en QuickBooks Desktop, abra la factura que contiene los gastos facturables por los que recibió el pago y haga clic en el botón “Recibir pago”. Introduzca el importe del pago y seleccione el método de pago. En la sección “Aplicar a la factura”, seleccione los gastos facturables que se pagaron y haga clic en “Guardar y cerrar” para registrar el pago.
¿Puedo revisar y editar los gastos facturables en QuickBooks Desktop?
Sí, puede revisar y editar los gastos facturables en QuickBooks Desktop. Para ello, abra la factura del cliente que contiene los gastos facturables que desea revisar o editar, haga clic en el botón “Añadir Tiempo/Costes”, seleccione los gastos facturables que desea revisar o editar, realice los cambios necesarios y haga clic en “Aceptar” para guardar los cambios.
¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos facturables en QuickBooks Desktop?
Algunos ejemplos de gastos facturables en QuickBooks Desktop incluyen gastos de viaje, materiales y servicios de subcontratistas. Cualquier coste en el que se incurra en nombre de un cliente y que usted quiera pasarle para su reembolso puede considerarse gasto facturable.