Cách Bảo Vệ Doanh Nghiệp Nhỏ Của Bạn Trước Rủi Ro

1. Chọn hình thức kinh doanh phù hợp.

Hình thức doanh nghiệp tư nhân là lựa chọn mặc định cho những ai kinh doanh một mình. Tuy nhiên, mặc dù đây là giải pháp dễ dàng, nó không phải là cách tốt nhất để bảo vệ tài sản cá nhân. Khi hoạt động dưới hình thức này, tài sản cá nhân của bạn không được bảo vệ. Điều này có nghĩa là nếu khách hàng kiện bạn hoặc nhà cung cấp yêu cầu thanh toán mà doanh nghiệp không thể đáp ứng, tài sản như tiền tiết kiệm hay nhà của bạn có thể bị ảnh hưởng.

Tùy thuộc vào kế hoạch tương lai của bạn, việc thành lập một công ty cổ phần hoặc công ty TNHH có thể là lựa chọn tốt hơn. Tìm hiểu thêm về cách chọn hình thức kinh doanh phù hợp.

2. Tìm kiếm sự hỗ trợ pháp lý.

Có thể bạn sẽ cần sự trợ giúp từ các nguồn tài nguyên pháp lý trực tuyến như Rocket Lawyer, Nolo hoặc LegalZoom. Những trang web này thường cung cấp:

• Thông tin hữu ích. Bạn có thể tìm thấy các bài viết, blog, danh sách kiểm tra và mẫu hợp đồng như thỏa thuận không tiết lộ, hợp đồng kinh doanh và điều lệ công ty TNHH.
• Công cụ pháp lý. Các trang web này cung cấp tài liệu thành lập doanh nghiệp, thông tin về nhãn hiệu, bản quyền và sáng chế, cũng như các báo cáo thường niên cần thiết.
• Tài nguyên tuân thủ. Bạn có thể tìm thấy các mẫu chính sách bảo mật, điều khoản dịch vụ và thông báo cookie cho website.

Tuy nhiên, có thể bạn sẽ cần luật sư để đại diện cho mình. Nếu cần, hãy làm theo các bước sau:

• Xác định các vấn đề pháp lý cụ thể mà doanh nghiệp đang đối mặt. Bạn có cần hỗ trợ về thành lập doanh nghiệp, xem xét hợp đồng, luật lao động hay sở hữu trí tuệ không?
• Hãy hỏi bạn bè, gia đình và đồng nghiệp về các luật sư có chuyên môn trong lĩnh vực bạn cần. Kiểm tra với hiệp hội luật sư địa phương hoặc phòng thương mại để tìm kiếm giới thiệu.
• Lên lịch phỏng vấn với các luật sư tiềm năng để tìm hiểu về kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp nhỏ, chuyên môn và mức phí của họ. Hỏi về khả năng sẵn có và ai sẽ xử lý trường hợp của bạn.
• Hãy thẳng thắn về ngân sách của bạn. Nếu chi phí là vấn đề, hãy thảo luận về các tùy chọn thanh toán — nhiều luật sư có thể cung cấp giải pháp tiết kiệm hoặc giới thiệu bạn đến đồng nghiệp có mức phí thấp hơn.

3. Tìm một kế toán.

Ngay cả khi bạn dự định tự làm kế toán cho doanh nghiệp, việc có một kế toán giỏi là rất đáng giá. Ai có thời gian để cập nhật những thay đổi về luật thuế? Bạn thì không — nhưng kế toán có. Họ không chỉ giúp bạn tận dụng các khoản giảm thuế mà còn cung cấp lời khuyên quý báu về cách cấu trúc doanh nghiệp, cách tài trợ cho sự mở rộng và mức lương nên trả cho bản thân.

Trong giai đoạn khởi nghiệp, kế toán có thể giúp bạn đánh giá nhu cầu tài chính, tư vấn xem dự báo tài chính của bạn có thực tế hay không và hỗ trợ bạn chuẩn bị tài liệu để thuyết phục nhà đầu tư và người cho vay.

4. Mua bảo hiểm doanh nghiệp.

Hầu hết các doanh nghiệp cần bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo vệ doanh nghiệp khỏi nhiều loại yêu cầu phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Chính sách bảo hiểm doanh nghiệp thường kết hợp bảo hiểm trách nhiệm chung với bảo hiểm tài sản, là lựa chọn phổ biến dành cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng, có thể bạn cũng cần bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp (E&O). Nếu bạn sử dụng xe cho mục đích kinh doanh, như đi đến gặp khách hàng, vận chuyển hàng hóa hoặc giao sản phẩm, bạn sẽ cần bảo hiểm xe thương mại. Tùy theo tiểu bang bạn hoạt động, bạn cũng có thể cần bảo hiểm tai nạn lao động. Các sản phẩm bảo hiểm khác để xem xét bao gồm bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên, bảo hiểm gián đoạn kinh doanh và bảo hiểm mạng. Tìm hiểu cách bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro phổ biến và hiếm gặp trong Hướng dẫn Chuẩn bị và Bảo vệ của Progressive. Một đại lý độc lập tại khu vực của bạn cũng có thể giúp bạn xác định các loại bảo hiểm phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

5. Thận trọng với khách hàng và khách hàng mới.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn về dòng tiền do hóa đơn chậm trả hoặc không được thanh toán. May mắn thay, có một số biện pháp bạn có thể thực hiện để giảm thiểu rủi ro này.

• Bắt đầu với một hợp đồng. Hợp đồng bằng văn bản nêu rõ các điều khoản thỏa thuận của bạn, bao gồm phạm vi công việc, giá cả, điều kiện thanh toán và thời hạn. Hãy xem xét việc để luật sư xem xét mẫu hợp đồng chính của bạn trước khi tùy chỉnh cho từng khách hàng.
• Thiết lập lịch trình thanh toán với các cột mốc. Các cột mốc này xác định thời điểm thanh toán dựa trên các thành tựu cụ thể mà cả bạn và khách hàng đã đồng ý bằng văn bản. Các cột mốc thanh toán giúp đảm bảo bạn nhận được tiền đúng hạn và đảm bảo khách hàng rằng bạn sẽ hoàn thành trách nhiệm trước khi họ thanh toán. Một số ví dụ về cột mốc thanh toán:
  • Khi hợp đồng được ký kết. (Khoản đặt cọc của bạn.)
  • Khi công việc bắt đầu.
  • Các cột mốc tạm thời. Điều này sẽ thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, đối với một nhà thầu sửa chữa nhà, cột mốc có thể là hoàn thành một phòng; đối với một kế toán, có thể là hoàn thành một cuộc kiểm toán; và đối với một nhà thiết kế đồ họa, có thể là phát triển một số trang web nhất định.
  • Khi dự án hoàn thành.
• Gửi hóa đơn kịp thời. Gửi hóa đơn cho mỗi cột mốc thanh toán. Hóa đơn cần rõ ràng và súc tích, bao gồm tất cả thông tin liên quan như ngày, số hóa đơn, thông tin liên hệ và điều khoản thanh toán. Đừng quên cảm ơn khách hàng vì đã sử dụng dịch vụ của bạn.

6. Bảo vệ nhân viên của bạn.

Từ các vụ cháy điện có thể phá hủy hàng tồn kho đến thiên tai như lũ lụt hay bão, thảm họa có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Chính vì vậy, việc có một kế hoạch ứng phó trong trường hợp khẩn cấp là rất quan trọng. Một kế hoạch thảm họa tốt không chỉ bảo vệ doanh nghiệp mà còn bảo vệ cả nhân viên. Hãy tạo một kế hoạch và phân công trách nhiệm cho việc đưa nhân viên và khách hàng ra khỏi tòa nhà một cách an toàn, những gì cần làm nếu thảm họa ngăn cản bạn và nhân viên đến doanh nghiệp, và cách bạn sẽ tiếp tục hoạt động ngay cả khi không thể đến địa điểm vật lý.

Trang web Ready.gov, một trang chính thức của Bộ An ninh Nội địa Hoa Kỳ, cung cấp các bộ công cụ ứng phó thảm họa cho doanh nghiệp trong các tình huống như bão, động đất, lũ lụt, mất điện và các mối nguy hiểm khác.

7. Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn.

Các mối đe dọa mạng đang gia tăng, và các doanh nghiệp nhỏ thường là mục tiêu. Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn, hãy bắt đầu bằng cách sao lưu dữ liệu và tài liệu của công ty và lưu trữ chúng một cách an toàn. Giải pháp lưu trữ tệp dựa trên đám mây giúp giữ dữ liệu của bạn an toàn ở vị trí khác và có thể truy cập từ bất kỳ đâu. Để bảo vệ doanh nghiệp khỏi tội phạm mạng và tin tặc, hãy cài đặt tường lửa thích hợp, sử dụng máy tính chất lượng doanh nghiệp và phần mềm diệt virus, và đào tạo nhân viên về các biện pháp an ninh mạng, chẳng hạn như tạo mật khẩu mạnh.